タスク管理の重要性とGTDの効果的な活用方法
タスク管理の重要性は、働いているとミーティングのときやメール/電話/Slack/Teamsなどから様々な連絡が来ることが多いためです。仕事環境がリモートでもできる一方で、いろんなところや複数のプロジェクトで発生するタスクを管理する重要性が増しています。タスク管理については色々な手段やツールがありますが、10年以上仕事で使っている仕組みの「GTD」について触れます。
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GTDフレームワークとは
GTDは「Getting Things Done」の略で、タスクやプロジェクトを整理して管理する仕組みフレームワークの名称です。GTDでは「収集→処理→整理→レビュー→実行」の5つのステップでタスクを整理する仕組みで、これを型として定着させることで自分の頭の中にあるタスクを書き出して他に思考リソースが使えるため、ストレスフリーの環境を作り出すことができます。
GTDの5STEP
最初に、自分の頭の中で管理していたすべてのタスクを可視化させます。パソコンやノートなどにひたすら書き出します。
ステップ1で収集したランダムな箇条書きをいくつかの指標をもとに分類していきます。
分類されたタスクをステージや優先順位をつけて適切なリストに整理をします。
整理されたタスクについて日次/週次/月次で俯瞰して見直して常に最新の状態を維持します。
優先順位や着手日が整理されていると思うので、あとはその日にやることを上からタスクを実行していくだけです。
詳しくはこちらの本で解説されていますので、興味がある方はぜひ読んでみてください。
ポチップ
GTDフレームワークの実行
GTDを実行する際に気をつけているのは、
- タスクは発生したらとりあえず登録
- 毎日タスクレビューをしてリストはフレッシュな状態にする
- 毎週日曜に実行したタスクをレビューして、その内容が自分の理想に対して問題ないか、問題であればどう改善していくかを日々の行動に落とし込む
というところです。
タスク管理ツールの選定
現在はNotionを使っていますが、Asanaを始めとしてタスク管理ツールは多岐に渡るため、色々と使ってみて自分にあったものを見つけるのが大切です。NotionはGTDのテンプレートも提供されているため、こちらを参考に始めてみて、自分好みにカスタマイズしていくのも取り組みやすいと思います。
まとめ
タスク管理は、仕事環境がリモートでもできる一方で、いろんなところや複数のプロジェクトで発生するタスクを管理する重要性が増しています。GTDフレームワークを活用することで、タスクを効果的に整理し、ストレスフリーの環境を作り出すことができます。現在は様々なタスク管理ツールがありますので、自分にあったツールを見つけてタスク管理術を見つけることが大切です。