仕事の生産性を高めるための心構えと取り組むべきこと

仕事において日常的に取り組むタスクや連絡のやりとりに時間を取られ、目標達成や計画に対する進行が滞ることが多々あります。そこで、高い生産性を維持しながら仕事を進めるためのスタンスや気をつけていることについて思考整理しておきます。

仕事の優先領域を意識する

日常の仕事では「緊急性が高く、重要性も高い＝第一領域」や「緊急性が高く、重要性が低い＝第三領域」のタスクに時間を取られがちです。これにより、緊急ではないが重要なタスク（第二領域）の取り組みが遅れることがあるため、「今このタスクはやるべきなのか？」を常に意識して、適切なバランスを意識しながら取り組むことが大切です。

タスクは一元管理する

日々発生するタスクについてはGTD（Getting Things Done）のフローに従って、1箇所のツールにまとめて管理をするようにしています。現在はNotionのデータベースで「タスクリスト」を作り、そこに思いついたらどんどん追加をして、毎日Inboxをきれいにする状態を保っています。そうすることで脳が覚えているというリソースを使わなくてよくなるため、情報処理により集中して取り組むことができます。

月報→週報→日報で振り返りの機会を設ける

自身の進捗や方向性を確認するため、月報→週報→日報の順で定期的に振り返りを行っています。個人としては

• 毎月第1日に月報で前月振り返り・今月目標作成　→月振り返り（月報作成）
• 毎週月曜午前に週報で毎週振り返り・月目標の進捗確認　→週振り返り（週報作成）
• 毎日9時に日報で前日振り返り・今日のタスク状況整理　→日振り返り（日報作成）

といった流れをルーチンにすることで自分の現在地を明確にして、その進捗や方向性が合っているかを確認するようにしています。

1日を6時間で計算してタスクを仕分ける

タスク整理をしているとありがちなのが「1日を8時間としてタスクを今日やるTODOリストに入れる」ことですが、これをやるとたいてい未達に終わります。メールやSlackなど連絡ツールでやり取りをする時間や差し込みのタスクを片付ける時間、休憩時間などスキマ時間はどうしても発生してしまいます。

そのため、毎日2時間程度は余剰を持っておき「6時間/日」としてタスクを仕分けます。週だと「30時間」です。逆にこの時間で終わった場合は前倒しでタスクなどを着手すればいいだけなので、精神衛生上も終わらない状態に追われるのではなく前倒しでタスクを追う状態になるので健全です。

連絡ツールは通知させない、強制シャットダウンして見ない時間を作る

メールやSlackなどの連絡ツールの通知を常時ONにしていると、集中力が散漫になることがあります。通知はOFFにし、決められた時間にのみ確認することで、集中力を保ちながら仕事を進めることができます。

たいていの内容は即時性はなく当日中に返せば問題ないことがほとんどで、仕事の切れ目にSNSを見る感覚と同じようにチェックすることが多いので遅いということはなく確認ができます。むしろ見ない状態を作ることでタスクにだけ向き合う状態を作れるので、処理が捗って結果として早く終わり差し込みタスクや連絡をちゃんと返せる時間が増えたりします。

まとめ

仕事の生産性を高めるためのスタンスや気をつけるべき点を適切に取り入れることで、日々の業務がスムーズに進行します。これにより、効率的に仕事を進めることが可能となり、自身の成長やプライベートの時間も充実させることができるできると思うため、これからもルーチンワークにしっかりと落とし込んで日々の仕事に取り組んで行きます。